> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.taqnyat.sa/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.taqnyat.sa/documentation-ar/readme/aliadadat-walatmth/alarshfh-altlqaeyh.md).

# الأرشفة التلقائية

تشرح هذه الصفحة كيفية عمل الأرشفة التلقائية داخل LiveChat.

تساعد الأرشفة التلقائية الفرق على إغلاق المحادثات غير النشطة تلقائيًا بعد فترة مُكوَّنة ونقلها إلى **الأرشيفات** .

### ما هي الأرشفة التلقائية؟

الأرشفة التلقائية هي إعداد يقوم بإغلاق الدردشات غير النشطة تلقائيًا بعد فترة زمنية محددة.

بدلًا من إبقاء المحادثات مفتوحة إلى الأبد، يمكن للنظام إغلاق الدردشات عندما لا يحدث أي تفاعل خلال الفترة المكوَّنة.

يساعد هذا في الحفاظ على تنظيم قائمة الدردشات النشطة ويمنع بقاء المحادثات القديمة مُسندة إلى وكلاء غير متاحين.

### خيارات الأرشفة التلقائية

يمكن تهيئة الحساب بإحدى طريقتين:

* تظل الدردشات مفتوحة حتى يتم إغلاقها يدويًا بواسطة وكيل أو مشرف.
* يتم إغلاق الدردشات تلقائيًا بعد فترة عدم نشاط محددة.

عند تفعيل الإغلاق التلقائي، يمكن عادةً تهيئة فترة عدم النشاط من **ساعة واحدة إلى 24 ساعة**.

### كيف تعمل الأرشفة التلقائية

عند تفعيل الأرشفة التلقائية، يراقب النظام المحادثات النشطة.

إذا لم يحدث أي تفاعل خلال فترة عدم النشاط المكوَّنة، فسيقوم النظام تلقائيًا بإغلاق الدردشة ونقلها إلى **الأرشيفات**.

عند إغلاق الدردشة تلقائيًا، سيتم تصنيفها على أنها:

* **انتهت المهلة**

يمكن أن تظهر هذه الحالة في التقارير لمساعدة المشرفين والمديرين على فهم المحادثات التي أُغلقت تلقائيًا بسبب عدم النشاط.

### رسالة المهلة

خيار رسالة المهلة متاح لمستخدمي روبوت الدردشة.

عند تفعيله، يمكن إرسال رسالة مخصصة إلى العميل قبل إغلاق المحادثة تلقائيًا بسبب عدم النشاط.

تساعد هذه الرسالة على إعلام العميل بأن المحادثة يتم إغلاقها لأنه لم يحدث أي تفاعل خلال الفترة المُهيأة.

على سبيل المثال:

```
سيتم إغلاق هذه المحادثة بسبب عدم النشاط. إذا كنت لا تزال بحاجة إلى المساعدة، يُرجى إرسال رسالة جديدة إلينا.
```

يعتمد هذا الخيار على إعداد روبوت الدردشة وتكوين الحساب.

### لماذا تُعد الأرشفة التلقائية مفيدة

تساعد الأرشفة التلقائية الفرق على إبقاء قائمة الدردشات النشطة نظيفة وأسهل في الإدارة.

وهي مفيدة لأن:

* تمنع بقاء الدردشات القديمة غير النشطة مفتوحة.
* تساعد الوكلاء على التركيز على المحادثات النشطة.
* تقلل من احتمال تفويت المتابعات.
* تمنع بقاء الدردشات مُسندة إلى وكلاء غير متاحين.
* تساعد التقارير على عكس الحالة الفعلية للمحادثات.

### الأرشفة التلقائية وسلوك روبوت الدردشة

تكون الأرشفة التلقائية مفيدة بشكل خاص عند تفعيل خدمة روبوت الدردشة.

إذا بقيت الدردشة مفتوحة ومُسندة إلى وكيل، فقد لا يرد روبوت الدردشة على العميل مرة أخرى لأن المحادثة لا تزال تُعامل على أنها محادثة وكيل نشطة.

على سبيل المثال، إذا نسي وكيل إغلاق دردشة وأصبح غير متاح، ثم أرسل العميل رسالة جديدة لاحقًا:

* قد تظل الدردشة مُسندة إلى الوكيل غير المتاح.
* قد لا يراها الوكلاء الآخرون في عرضهم العادي.
* قد يحتاج مشرف إلى نقلها يدويًا.
* قد لا يعاود روبوت الدردشة التشغيل لأن الدردشة لا تزال مُسندة إلى وكيل.

لذلك، يُنصح بتهيئة الأرشفة التلقائية وفقًا لسير عمل الفريق.

### خيار الإغلاق اليدوي

قد تفضل بعض الفرق إبقاء الدردشات مفتوحة حتى يتم إغلاقها يدويًا.

يمكن أن يعمل هذا الإعداد جيدًا عندما:

* يكون الوكلاء متاحين دائمًا.
* يُراقب المشرفون المحادثات المفتوحة بنشاط.
* لدى الفريق عملية واضحة لنقل الدردشات إلى الوكلاء المتاحين.
* تتطلب حالة الاستخدام متابعة أطول قبل إغلاق المحادثات.

في هذا الإعداد، يكون الوكلاء أو المشرفون مسؤولين عن إغلاق الدردشات يدويًا عند اكتمال المحادثة.

### ماذا يحدث بعد الأرشفة التلقائية؟

بعد أرشفة دردشة تلقائيًا:

* تُزال المحادثة من طرق عرض المحادثات النشطة.
* تصبح المحادثة متاحة في **الأرشيف** .
* يتم تصنيف حالة الدردشة على أنها **انتهت المهلة**.
* يمكن للمستخدمين الذين لديهم حق الوصول إلى الأرشيف البحث عن المحادثة ومراجعتها لاحقًا.
* تظل سجلّات المحادثة متاحة للرجوع إليها داخليًا.
* قد تظهر حالة انتهاء المهلة في التقارير.

إذا تواصل العميل مع الرقم مرة أخرى بعد أرشفة المحادثة، فسيُعاد توجيه المحادثة وفقًا لإعدادات الحساب.

اعتمادًا على التكوين، قد يتم توجيه التفاعل الجديد إلى:

* روبوت الدردشة
* قائمة الانتظار
* صندوق وارد وكيل محدد
* قسم

### كيفية تهيئة الأرشفة التلقائية

لتهيئة الأرشفة التلقائية:

1. انتقل إلى صفحة **الإعدادات** المنطقة.
2. ابحث عن إعدادات الأرشفة التلقائية أو إغلاق الدردشة.
3. اختر ما إذا كان يجب إغلاق الدردشات يدويًا أم تلقائيًا.
4. إذا كان الإغلاق التلقائي مفعّلًا، فحدد فترة عدم النشاط.

   يمكن عادةً تهيئة الفترة من **ساعة واحدة إلى 24 ساعة**.
5. احفظ التغييرات، إذا لزم الأمر.

### ملاحظات مهمة

تعتمد الأرشفة التلقائية على إعدادات الحساب والأذونات.

إذا كانت الأرشفة التلقائية مفعّلة، فسيتم إغلاق الدردشات غير النشطة تلقائيًا بعد الفترة المكوَّنة.

إذا كانت الأرشفة التلقائية معطلة، فستبقى الدردشات مفتوحة حتى يتم إغلاقها يدويًا.

عند إغلاق دردشة بسبب الأرشفة التلقائية، يتم تصنيفها على أنها **انتهت المهلة**.

خيار رسالة انتهاء المهلة متاح لمستخدمي روبوت الدردشة ويعتمد على إعداد روبوت الدردشة.

### أفضل الممارسات

عند تهيئة الأرشفة التلقائية:

* اختر فترة عدم نشاط تتوافق مع سير عمل استجابة الفريق.
* تجنّب إبقاء الدردشات مفتوحة لفترة طويلة جدًا إذا كان من المحتمل أن يصبح الوكلاء غير متاحين.
* استخدم رسالة واضحة لانتهاء المهلة عند تفعيل خيار رسالة انتهاء المهلة في روبوت الدردشة.
* تأكد من أن المشرفين يفهمون كيف تظهر الدردشات التي انتهت مهلةها في التقارير.
* راجع المحادثات المؤرشفة عند التحقق من سجل العميل أو الإجراءات السابقة.
* أغلق الدردشات المكتملة يدويًا عند الحاجة بدلًا من انتظار انتهاء المهلة.

### الخطوة التالية

بعد التعرّف على الأرشفة التلقائية، تابع إلى **رسالة التقييم** الصفحة لفهم كيفية جمع ملاحظات العملاء بعد المحادثات.